Bendrija360 privatumo politika

Ši privatumo politika paaiškina, kaip Bendrija360 sistemoje tvarkomi asmens duomenys, kokiais tikslais jie naudojami, kam gali būti perduodami, kiek laiko saugomi ir kokias teises turi duomenų subjektai.

Bendrija360 yra daugiabučių namų savininkų bendrijų, administratorių, gyventojų, valdybos narių, buhalterių ir paslaugų tiekėjų valdymo bei komunikacijos platforma.

Bendrija360 sistemos savininkas ir paslaugos teikėjas:

MB „Danologistic”
Juridinio asmens kodas: 302940202
El. paštas privatumo klausimams: info@scenarioos.lt

2. Duomenų valdytojo ir duomenų tvarkytojo vaidmenys

Bendrija360 veikloje MB „Danologistic” gali veikti skirtingais BDAR nustatytais vaidmenimis.

2.1. MB „Danologistic” kaip duomenų valdytojas

MB „Danologistic” yra duomenų valdytojas, kai pati nustato asmens duomenų tvarkymo tikslus ir priemones, įskaitant:

• Bendrija360 vartotojų paskyrų administravimą;
• registracijos duomenų tvarkymą;
• Bendrija360 paslaugų teikimą ir sutartinių santykių administravimą;
• abonementų, mokėjimų ir sąskaitų administravimą, jei sistemoje taikomos mokamos paslaugos;
• sistemos saugumo, audito ir techninių įvykių administravimą;
• vartotojų užklausų ir pagalbos prašymų administravimą.

2.2. MB „Danologistic” kaip duomenų tvarkytojas

Kai Bendrija360 naudojanti bendrija, administratorius ar kita organizacija į sistemą įveda savo valdomus gyventojų, savininkų, nuomininkų, mokėjimų, balsavimų, dokumentų ar kitus asmens duomenis, duomenų valdytoju paprastai laikoma atitinkama organizacija.

Tokiu atveju MB „Danologistic” duomenis tvarko organizacijos vardu ir pagal jos nurodymus, tiek, kiek tai būtina Bendrija360 paslaugai teikti.

Organizacija atsako už tai, kad:

• į Bendrija360 įvedami duomenys būtų tvarkomi teisėtai;
• egzistuotų tinkamas duomenų tvarkymo teisinis pagrindas;
• duomenų subjektai būtų tinkamai informuoti;
• sistemoje nebūtų saugomi pertekliniai ar su bendrijos administravimu nesusiję duomenys.

3. Kokius asmens duomenis tvarkome

Priklausomai nuo naudojamų Bendrija360 funkcijų, gali būti tvarkomos šios duomenų kategorijos.

3.1. Vartotojo paskyros duomenys

• vardas ir pavardė;
• el. pašto adresas;
• telefono numeris;
• vartotojo rolė;
• organizacija, kuriai priklauso vartotojas;
• registracijos ir paskyros sukūrimo data;
• prisijungimo ir paskyros naudojimo informacija.

3.2. Bendrijos ar kitos organizacijos duomenys

• organizacijos pavadinimas;
• juridinio asmens kodas, jei taikoma;
• pastato adresas;
• miestas;
• kontaktiniai duomenys;
• valdymo tipas;
• pirmininko, administratoriaus ar kito atsakingo asmens kontaktiniai duomenys.

3.3. Savininkų, gyventojų ir nuomininkų duomenys

Priklausomai nuo konkrečios bendrijos poreikių:

• vardas ir pavardė;
• el. pašto adresas;
• telefono numeris;
• buto, patalpos, parkingo ar kito objekto numeris;
• ryšys su objektu;
• nuosavybės dalis;
• balsavimo teisės ar kiti bendrijos valdymui reikalingi duomenys.

3.4. Finansiniai ir mokėjimų duomenys

Sistemoje gali būti tvarkoma:

• apskaičiuoti mokėjimai;
• mokėtinos sumos;
• skolos;
• permokos;
• kaupiamųjų lėšų duomenys;
• sąskaitų duomenys;
• banko išrašų informacija;
• mokėtojo vardas ir pavardė arba pavadinimas;
• mokėjimo data;
• suma;
• mokėjimo paskirties tekstas;
• mokėjimo susiejimas su konkrečia patalpa ar mokėtoju.

Banko išraše gali būti duomenų apie asmenį, kuris nėra registruotas Bendrija360 vartotojas, pavyzdžiui, kai mokėjimą už savininką atlieka šeimos narys ar nuomininkas.

Tokie duomenys tvarkomi tik tiek, kiek tai būtina mokėjimams identifikuoti, apskaitai ir bendrijos finansiniams įsipareigojimams administruoti.

4. Balsavimo duomenys

Jeigu naudojama Bendrija360 balsavimo funkcija, gali būti saugoma:

• balsavimo tema;
• balsavimo data;
• balsavimo teisę turintis objektas ar asmuo;
• dalyvavimo faktas;
• pasirinktas balsavimo variantas, kai balsavimas nėra anoniminis;
• balsavimo biuleteniai ir su balsavimu susiję dokumentai.

Jeigu konkretus balsavimas vykdomas anonimiškai, Bendrija360 neturi būti naudojama balsui susieti su konkrečiu asmeniu, išskyrus informaciją, reikalingą patikrinti balsavimo teisę ir dalyvavimo faktą.

5. Tiekėjų duomenys

Bendrija360 gali tvarkyti paslaugų tiekėjų:

• įmonės pavadinimą;
• juridinio asmens rekvizitus;
• kontaktinio asmens vardą ir pavardę;
• telefono numerį;
• el. pašto adresą;
• paslaugų kategorijas;
• veiklos teritoriją;
• įmonės aprašymą;
• kitą tiekėjo savanoriškai pateiktą informaciją.

Tiekėjo duomenys kitoms Bendrija360 organizacijoms viešame arba bendrame tiekėjų kataloge rodomi tik tada, kai tiekėjas yra davęs atskirą sutikimą dėl tokio matomumo.

Tiekėjas gali šį sutikimą atšaukti.

6. Dokumentai, nuotraukos ir kita vartotojų įkeliama informacija

Bendrija360 gali būti saugomi:

• sąskaitų PDF dokumentai;
• sutartys;
• darbų aktai;
• techninės priežiūros dokumentai;
• pastato būklės nuotraukos;
• gedimų ir defektų nuotraukos;
• balsavimo dokumentai;
• paslaugų tiekėjų pateikti dokumentai;
• kita bendrijos administravimui reikalinga informacija.

Vartotojai privalo užtikrinti, kad įkeliamuose dokumentuose esantys asmens duomenys būtų reikalingi konkrečiam tikslui ir būtų tvarkomi teisėtai.

7. Techniniai ir saugumo duomenys

Siekiant užtikrinti sistemos veikimą ir saugumą, gali būti tvarkoma:

• prisijungimo data ir laikas;
• IP adresas;
• naršyklės ir įrenginio informacija;
• vartotojo sesijos informacija;
• autentifikavimo įvykiai;
• saugumo ir sisteminių klaidų žurnalai;
• vartotojo sistemoje atliktų veiksmų audito informacija, kai tokia funkcija naudojama.

8. Asmens duomenų tvarkymo tikslai ir teisiniai pagrindai

Duomenys gali būti tvarkomi šiais tikslais:

Paslaugos teikimas

Paskyrų kūrimas, autentifikavimas, Bendrija360 funkcijų suteikimas ir sutartinių santykių administravimas.

Teisinis pagrindas: sutarties vykdymas arba veiksmai prieš sutarties sudarymą.

Bendrijos administravimas

Gyventojų, objektų, darbų, dokumentų, mokėjimų ir kitų bendrijos procesų administravimas.

Kai MB „Danologistic” veikia kaip duomenų tvarkytojas, konkretų teisinį pagrindą nustato duomenų valdytoja – Bendrija360 naudojanti organizacija.

Mokėjimų administravimas

Banko įplaukų importas, mokėtojo identifikavimas, mokėjimų susiejimas su patalpomis ir skolų apskaita.

Teisinį pagrindą pagal konkrečią situaciją nustato bendrija arba kita duomenų valdytoja.

Sistemos saugumas

Neteisėtos prieigos prevencija, incidentų tyrimas, autentifikavimo ir veiksmų auditas.

Teisinis pagrindas: teisėtas MB „Danologistic” ir Bendrija360 naudojančių organizacijų interesas užtikrinti informacinės sistemos ir joje esančių duomenų saugumą.

Teisinių prievolių vykdymas

Duomenys gali būti tvarkomi, kai tai būtina vykdant Lietuvos Respublikos ar Europos Sąjungos teisės aktuose nustatytas prievoles.

Tiekėjų katalogas

Tiekėjo informacijos rodymas kitoms organizacijoms vykdomas tik turint tiekėjo tam skirtą sutikimą.

9. Duomenų gavėjai ir paslaugų teikėjai

Duomenys gali būti prieinami MB „Danologistic” pasitelktiems techninių paslaugų teikėjams tiek, kiek tai būtina Bendrija360 veikimui.

Šiuo metu naudojama:

Supabase – duomenų bazės, autentifikavimo ir failų saugojimo infrastruktūrai.

Supabase projekto duomenų saugojimo regionas: [PATIKRINTI IR ĮRAŠYTI].

Su paslaugų teikėjais, kurie MB „Danologistic” vardu tvarko asmens duomenis, sudaromi arba turi būti sudaryti taikytinuose teisės aktuose numatyti duomenų tvarkymo susitarimai.

Ateityje Bendrija360 gali naudoti papildomus paslaugų teikėjus, pavyzdžiui:

• el. laiškų siuntimo paslaugas;
• automatizavimo infrastruktūrą;
• mokėjimų paslaugų teikėjus;
• sistemų stebėsenos ir klaidų registravimo paslaugas.

Pridėjus tokius paslaugų teikėjus ši privatumo politika atnaujinama.

10. Duomenų perdavimas už EEE ribų

Pirmenybė teikiama paslaugų teikėjams ir infrastruktūrai, kuriuose Bendrija360 duomenys saugomi Europos ekonominėje erdvėje.

Jeigu duomenys būtų perduodami už EEE ribų, MB „Danologistic” taikys BDAR nustatytas duomenų perdavimo apsaugos priemones, pavyzdžiui, Europos Komisijos patvirtintas standartines sutarčių sąlygas, kai jos reikalingos.

11. Duomenų saugojimo terminai

Asmens duomenys saugomi ne ilgiau, nei būtina tikslui, kuriam jie buvo surinkti, išskyrus atvejus, kai ilgesnį saugojimo terminą nustato teisės aktai.

Orientaciniai Bendrija360 saugojimo principai:

• paskyros duomenys – paskyros galiojimo laikotarpiu ir ribotą laiką po jos uždarymo;
• savininkų ir gyventojų administraciniai duomenys – kol jie reikalingi bendrijos administravimui ir pagal bendrijos nustatytą saugojimo politiką;
• banko operacijų ir apskaitos dokumentai – tiek, kiek reikalauja finansinės apskaitos ir dokumentų saugojimą reglamentuojantys teisės aktai;
• balsavimo dokumentai – pagal bendrijai taikomus teisės aktų ir jos dokumentų saugojimo reikalavimus;
• techniniai saugumo žurnalai – tik pagrįstą saugumo ir incidentų tyrimo laikotarpį;
• tiekėjo katalogo duomenys – iki sutikimo atšaukimo arba tiekėjo paskyros panaikinimo, nebent egzistuoja kitas teisinis pagrindas.

Apskaitos dokumentams, kuriems pagal Lietuvos teisės aktus nustatytas 10 metų saugojimo terminas, toks terminas taikomas nepriklausomai nuo Bendrija360 paskyros uždarymo.

Konkretūs Bendrija360 techniniai saugojimo terminai gali būti papildomai nustatyti MB „Danologistic” duomenų saugojimo politikoje.

12. Duomenų saugumas

Bendrija360 taiko organizacines ir technines saugumo priemones, skirtas apsaugoti informaciją nuo neteisėtos prieigos, pakeitimo, sunaikinimo ar praradimo.

Sistema projektuojama taikant prieigos pagal organizaciją ir vartotojo rolę principą.

Duomenų bazės prieigai naudojamos prieigos kontrolės priemonės, įskaitant Row Level Security (RLS) mechanizmus, kai jie taikomi konkrečioms duomenų lentelėms.

Vartotojas turi prieigą tik prie duomenų, kuriuos leidžiama matyti pagal jo organizaciją ir suteiktą rolę.

Autentifikavimui naudojama Supabase Auth infrastruktūra.

MB „Danologistic” darbuotojų ir techninių administratorių prieiga prie sisteminių duomenų ribojama pagal būtinybės žinoti principą.

13. Slapukai ir vietinė naršyklės saugykla

Bendrija360 gali naudoti būtinus techninius slapukus arba analogiškas technologijas, reikalingas:

• vartotojo autentifikavimui;
• prisijungimo sesijai palaikyti;
• saugumo funkcijoms;
• vartotojo pasirinktiems sistemos nustatymams išsaugoti.

Būtiniesiems slapukams atskiro vartotojo sutikimo nereikalaujama, kai jie yra būtini vartotojo prašomai paslaugai suteikti.

Jeigu ateityje bus naudojami nebūtini analitikos ar rinkodaros slapukai, prieš jų naudojimą bus įdiegtas atitinkamas sutikimo mechanizmas ir ši politika bus atnaujinta.

14. Duomenų subjektų teisės

Priklausomai nuo situacijos ir taikomo teisinio pagrindo, asmuo turi teisę:

• gauti informaciją apie savo duomenų tvarkymą;
• susipažinti su savo asmens duomenimis;
• reikalauti ištaisyti netikslius duomenis;
• teisės aktuose nustatytais atvejais reikalauti ištrinti duomenis;
• reikalauti apriboti duomenų tvarkymą;
• teisės aktuose nustatytais atvejais gauti savo duomenis struktūrizuotu formatu ir juos perkelti;
• nesutikti su duomenų tvarkymu, grindžiamu teisėtu interesu;
• bet kada atšaukti sutikimą, kai duomenys tvarkomi sutikimo pagrindu.

Sutikimo atšaukimas neturi įtakos iki jo atšaukimo atlikto duomenų tvarkymo teisėtumui.

15. Kur kreiptis dėl savo teisių

Jeigu klausimas susijęs su pačios MB „Danologistic” valdomais duomenimis, prašymą galima pateikti:

El. paštas: [ĮRAŠYTI]

Jeigu klausimas susijęs su duomenimis, kuriuos į Bendrija360 įvedė konkreti daugiabučio namo bendrija ar administratorius, pirmiausia rekomenduojama kreiptis į tą organizaciją kaip duomenų valdytoją.

MB „Danologistic”, būdama duomenų tvarkytoja, padės duomenų valdytojui įvykdyti teisėtą duomenų subjekto prašymą tiek, kiek to reikia.

16. Teisė pateikti skundą

Asmuo, manantis, kad jo asmens duomenys tvarkomi neteisėtai, turi teisę kreiptis į:

Valstybinę duomenų apsaugos inspekciją (VDAI)

arba kitą pagal BDAR kompetentingą priežiūros instituciją.

17. Privatumo politikos pakeitimai

MB „Danologistic” gali atnaujinti šią privatumo politiką dėl:

• Bendrija360 funkcionalumo pokyčių;
• naudojamų paslaugų teikėjų pasikeitimų;
• teisės aktų pakeitimų;
• saugumo ar duomenų tvarkymo procesų pakeitimų.

Esminiai privatumo politikos pakeitimai gali būti pranešami:

• Bendrija360 sistemos pranešimu;
• el. paštu;
• kitu tinkamu būdu.

Aktuali privatumo politikos versija visada skelbiama Bendrija360 sistemoje.

18. Kontaktai

Bendrija360 / MB „Danologistic”
Juridinio asmens kodas: [ĮRAŠYTI]
Adresas: [ĮRAŠYTI]
Bendras el. paštas: [ĮRAŠYTI]
Privatumo klausimams: [ĮRAŠYTI]